Come automatizzare i compiti ripetitivi in Excel usando Copilot

Microsoft Excel è una vera e propria macchina da lavoro per chiunque gestisca numeri, budget e set di dati. Tuttavia, con la grande quantità di dati che si gestiscono e tutti quei compiti ripetitivi e manuali, Excel può diventare molto faticoso. Sebbene sembri che gran parte del marketing dell'IA sia dedicato alla creazione, essere un assistente è ancora in cima alla lista dei compiti di Copilot.

Copilot può gestire gran parte del lavoro noioso per te e rendere il tuo carico di lavoro molto più leggero. Non è neanche molto difficile iniziare, poiché Copilot parla un inglese semplice.

Copilot rende le cose più facili

Lucas Gouveia/How-To Geek | Yaran/Shutterstock

Passare dai fogli di calcolo che fai a mano a un flusso di lavoro automatizzato rende il tuo lavoro molto più semplice. Non sto dicendo che non dovresti imparare a fare tutta la programmazione e il lavoro da solo, ma è più veloce dire a un'IA cosa devi fare su un set di dati complesso e far gestire a Copilot il lavoro pesante.

L'automazione protegge il lavoro di inserimento dati dagli errori umani, come la stanchezza, gli errori di battitura o semplicemente il dimenticare una riga, così tutto nei tuoi fogli di calcolo rimane pulito e affidabile. Quando affidi a Copilot i compiti noiosi, come la formattazione, l'abbinamento delle celle e il calcolo di base, puoi aspettarti che li completi correttamente e migliori la tua esperienza.

L'IA fatica molto a fare il proprio lavoro, ma è molto brava a prendere dati e organizzarli o a svolgere compiti meccanici. Il lato assistente delle cose tende a funzionare bene, e non è diverso con Copilot. Invece di cercare di ricordare il modo preciso di scrivere una formula complessa o di scavare tra enormi set di dati per piccoli errori, puoi semplicemente chiedere a Copilot di farlo per te.

Mentre ogni intelligenza artificiale è migliore in certi ruoli rispetto ad altri, consiglierei sempre di utilizzare l'IA di un'azienda per i suoi servizi. Copilot integrato in Excel sarebbe migliore di Gemini che tenta di indovinare una regola che potrebbe conoscere da mesi. Quindi, ogni volta che usi Microsoft Office 365, usa Copilot.

L'IA costruirà le colonne di cui hai bisogno, applicherà la formattazione condizionale e svolgerà compiti ripetitivi in pochi secondi. Una volta facevo molta della formattazione manualmente da solo, e questo può essere mentalmente faticoso, ma usando Copilot su Excel, le cose sono diventate molto più facili.

Sono un grande fan della creazione di scorciatoie che fanno esattamente ciò di cui ho bisogno, proprio quando ne ho bisogno. Copilot aiuta in questo permettendoti di creare facilmente macro e script personalizzati che automatizzano senza problemi i tuoi flussi di lavoro specifici su richiesta.

Come configurare le automazioni

Per far partire Copilot nei tuoi file Excel, il primo grande passo è assicurarti che il tuo ambiente di lavoro sia pronto. Devi salvare il tuo foglio di calcolo sul cloud, come OneDrive o SharePoint, e avere attivato AutoSalvataggio. Non è necessario impostare le tue informazioni come una tabella di Excel; questo è un mito comune. Tuttavia, consiglio comunque di formattare i tuoi dati, poiché Copilot funziona meglio con tabelle strutturate.

Senza questa formattazione, perdi l'affidabilità che avevi, ma non è qualcosa di cui l'AI abbia assolutamente bisogno. Una volta che i tuoi dati sono pronti, vai semplicemente alla scheda Home del nastro di Excel e clicca sull'icona Copilot. Questo aprirà il riquadro Copilot sul lato destro dello schermo.

Da lì, l'interfaccia è super facile da usare, permettendoti di dire all'assistente esattamente cosa vuoi che faccia in inglese semplice. Ad esempio, puoi dire all'IA di estrarre dettagli specifici da un enorme insieme di dati e poi generare una nuova tabella di riepilogo, una tabella pivot o un cruscotto su un foglio separato. Questo accelera davvero i tuoi processi di reporting.

Ho provato a farlo controllare siti per contenuti esterni, ma dovresti sapere che la sua funzione di ricerca sul web non è coerente a meno che tu non gli dia le informazioni e il contesto esatti di cui ha bisogno. Mentre Copilot può setacciare Internet per raccogliere informazioni pubbliche, come i tassi di cambio o le statistiche dei Paesi, a volte può fornire dati obsoleti o sbagliati se non gli dici specificamente di utilizzare una fonte affidabile e nominata.

Se ti imbatti in un compito ripetitivo che richiede più di un semplice filtraggio e formattazione, sei un po' sfortunato. Sebbene possa recuperare più dati rispetto a quando è stato introdotto per la prima volta, Copilot non è un motore di automazione completo e non può generare in modo affidabile codice complesso in Visual Basic for Applications o macro a più fasi. Può aiutare a generare formule e spiegarle, e assistere con Excel, ma tieni presente che non produrrà sempre macro complesse o flussi di lavoro avanzati da solo.

I migliori usi per l'automazione con Copilot

Il modo migliore per iniziare a usare l'IA per aiutarti in Excel è ottenere prima quelle vittorie rapide. Quindi devi fare le faccende noiose e che richiedono tempo, dove ottieni molto valore con uno sforzo minimo e una curva di apprendimento facile.

La pulizia dei dati è sicuramente la più grande. Sono un grande fan dell'IA quando agisce come un segretario instancabile o un assistente digitale, ed è proprio lì che Copilot dovrebbe iniziare il suo lavoro. Invece di setacciare manualmente migliaia di righe di dati, Copilot può trovare e rimuovere duplicati, sistemare formati di data incoerenti e standardizzare la formattazione del testo in tutto il tuo foglio di calcolo.

Se hai una colonna con un mix di testo in maiuscolo e minuscolo, o celle che sono rovinate da spazi extra e formati numerici strani, le funzioni di pulizia di Copilot possono trovare e risolvere questi problemi rapidamente.

Oltre a essere un semplice assistente di base, un altro utilizzo davvero ottimo di Copilot è la generazione di formule complesse. Ho così tante difficoltà a ricordare le formule e sono abituato a fare una ricerca su Google per quello di cui ho bisogno, ma basta dire all'IA, usando un linguaggio semplice, che tipo di matematica o logica stai cercando di fare, e si occupa del resto.

Ad esempio, potresti dire che vuoi una nuova colonna che calcoli la differenza percentuale tra due numeri specifici, oppure chiedere di estrarre un certo testo da una stringa disordinata. Copilot ti fornirà la formula corretta, la inserirà nella tua tabella e ti spiegherà anche come funziona la logica.

Fondamentalmente, Copilot è ottimo nel svolgere i compiti noiosi e persino nel creare macro e automazioni per completarli velocemente, specialmente man mano che vengono aggiunte più funzionalità. L'IA riceve molte critiche a causa della quantità di contenuti che crea, ma è facile apprezzarla quando agisce come un assistente. Consiglio di creare scorciatoie per qualsiasi script che aggiungi, e piccoli modi per avviare i compiti invece di farli attivare immediatamente.

La spinta di Microsoft verso Copilot è piuttosto fastidiosa, ma questo dimostra che Copilot non è sempre negativo. In realtà, vorrei che Microsoft mi permettesse di automatizzare anche in altre app, ma solo come assistente, non come creatore.