Ho abbandonato la promessa tutto-in-uno di Notion per tre app più piccole che funzionano davvero

Notion è una delle app dall'aspetto più bello, perché sembra un Wiki che puoi facilmente mettere insieme. Sfortunatamente, questa idea è esattamente il motivo per cui non funziona così bene come dovrebbe. Ho scoperto di perdere troppo tempo su informazioni irrilevanti solo per far funzionare le note. Ora posso capire perché esiste il termine "Tuttologo, maestro di nulla." Non interrompere ancora gli abbonamenti, prima verifica se riesci a gestire questa app sovraccarica.

È così difficile prendere appunti con Notion

Quell'interfaccia appariscente finisce per essere il suo problema più grande

Notion è pensato per essere uno spazio di lavoro universale, ma il suo design rende prendere appunti molto più difficile di quanto dovrebbe essere. Quando hai bisogno di annotare un pensiero rapido o un frammento di codice complesso, vuoi uno strumento che si metta subito da parte. Il tempo di avvio lento di Notion ostacola fin dall'inizio. Ormai è così ingombrante.

By the time the app loads, and you set it up, your initial thought could be gone. Devi essere in grado di scrivere le tue idee rapidamente senza perdere slancio. Con Notion, spendi minuti preziosi a capire dove dovrebbe vivere il documento o a quale database appartiene. Questo ritardo è doloroso quando stai cercando di rimanere concentrato.

Una volta che sei finalmente nell'app, il disordine dello schermo ti fa concentrare sull'interfaccia invece che sulle tue note. Devi armeggiare con le proprietà, le icone personalizzate e le immagini dell'intestazione. Probabilmente perderai il senso di dove appartengono le tue note se non tieni sotto controllo il tuo spazio. Finirai per voler avere tutto ordinato e pulito. Questo porta a distrazioni e compiti amministrativi invece di limitarti a prendere appunti.

Alla fine, sei esausto dal passare continuamente dal pensare al tuo codice al pensare al tuo spazio di lavoro. Invece di catturare dettagli tecnici, hai messo in ordine alfabetico le cartelle del progetto e hai coordinato i colori del tuo spazio di lavoro.

La parte che non mi piace affatto di Notion è quando cerchi effettivamente di scrivere e formattare il contenuto. Il sistema di editing basato sui blocchi significa che la formattazione richiede molto più tempo rispetto al processo di scrittura. Se hai mai provato a creare una tabella complessa in Notion, sai che può essere molto fastidioso.

Strutturare appunti tecnici dovrebbe essere facile, ma affrontare blocchi rigidi aggiunge passaggi inutili a ogni singola riga che digiti. Passi più tempo a costruire il tuo sistema di produttività che a essere realmente produttivo. Questo doveva essere un luogo per gli appunti, e invece funziona come un armadietto per file.

Smetti di lasciare tutto a un solo strumento

Notion è difficile da usare solo perché cerca di fare troppo

Invece di costringere ogni processo in un database, usare strumenti specializzati come Windows Steps Recorder è molto meglio per te. Steps Recorder cattura automaticamente ogni clic, crea un record visivo senza bisogno di screenshot ed è già nel tuo sistema operativo, quindi non necessita di configurazione.

Quando ho cercato di fare tutto in Notion, documentare un processo passo dopo passo significava digitare manualmente le istruzioni, fare singoli screenshot, ritagliarli e incollarli nei blocchi. Questo è lento e ti costringe a cambiare attenzione, interrompendo il tuo slancio.

Windows Steps Recorder, che è stato integrato nel sistema operativo sin da Windows 7, risolve questo problema eseguendo silenziosamente in background e registrando le tue azioni. Basta premere registra, completare il tuo compito e l'applicazione genera un file compilato contenente una sequenza dei tuoi clic del mouse e delle tue digitazioni insieme agli screenshot associati.

Poi c'è l'app Sticky Notes, che uso ogni giorno per annotare piccole cose a cui penso da guardare più tardi o da ricercare. Non devo più trovare la mia area specifica per scrivere cose a caso in Notion, che è una seccatura da mantenere aggiornata. Se devo fare di più, posso metterlo in Google Docs o Word.

Se vuoi un database, dovresti invece usare Obsidian, così possiedi tutti i tuoi file e li tieni per te. Quando usi Notion, stai permettendo a un'altra azienda di occuparsene, e sei soggetto a interruzioni, problemi con Internet e altri bug e malfunzionamenti. Mi sento sempre più sicuro possedendo i miei dati, e anche se Notion sembra bello all'inizio, stai rinunciando a molta privacy.

C'è un problema con la configurazione del singolo spazio di lavoro

A volte, di più è meglio

Alcune persone potrebbero dire che un unico spazio di lavoro per tutto è più organizzato. È vero. È più organizzato rispetto all'alternativa. Tuttavia, questo può portare a uno spazio in cui istruzioni semplici vengono sepolte sotto strati di sottopagine. Questo non è efficiente; è solo una struttura inutile.

Le app di produttività tutto-in-uno sembrano buone fino a quando non le usi per progetti più piccoli o appunti. È allora che finiscono per sembrare ingombranti e complicate. Notion è più simile a uno strumento organizzativo che finge di essere uno strumento operativo. Diventi il motore che alimenta il sistema, trascorrendo il tempo a digitare compiti, adattare stati e rivedere le bacheche.

Usare strumenti specializzati rende le tue note più utili perché puoi concentrarti sulla scrittura. Il software specializzato rende la documentazione più veloce poiché lo strumento è progettato per uno scopo specifico e non necessita di configurazione.

Questo ti dà anche file più facili da condividere con il tuo team o con i clienti senza richiedere loro di navigare in un database complicato. Non voglio dare a qualcuno un wiki enorme solo perché avevo qualche appunto per loro; questo è l'opposto di essere utile.

Se vuoi lasciarti dietro una configurazione come questa, fai come ho fatto io. Ho guardato come stavo usando Notion: tenere traccia di progetti, appunti e dettagli specifici. Poi ho cercato app che potessero aiutarmi con quei compiti specifici. Uso Obsidian perché è migliore di Notion. Uso Sticky Notes perché mi basta annotare rapidamente le cose. Non mi piace fare screenshot, quindi uso Steps Recorder. In definitiva, l'idea di Notion mi piaceva più della realtà del suo utilizzo. Sarebbe stato così bello avere uno spazio unificato, ma lavorarci è più frustrante che utile.

Notion semplicemente non corrisponde alle app specializzate

Voglio davvero apprezzare Notion. Sembra che ogni pochi mesi ci torni, pensando che questa volta sarà diverso. Se mai dovessi creare una gigantesca Wiki, sono sicuro che Notion sarebbe fantastico. Tuttavia, preferirei che un'IA la riempisse tutta con le note che ho già preparato per essa. Fare piccoli progetti in Notion richiede già troppo tempo; non riesco a immaginare di dover riempire una grande Wiki con quell'interfaccia. Alla fine, questa app semplicemente non è tutto ciò che promette di essere, e faresti meglio a guardarti altrove.