Smetti di cercare nella barra multifunzione di Excel: questi 4 collegamenti nascosti con il tasto destro sono più veloci
Excel nasconde alcuni dei suoi migliori strumenti di produttività in posti in cui la maggior parte delle persone non pensa mai a guardare. Mentre molte persone perdono tempo passando da una scheda del nastro all'altra, un rapido clic destro può gestire la digitazione ripetitiva, la pulizia dei dati, l'analisi visiva e l'organizzazione del foglio di calcolo molto più velocemente. Queste scorciatoie nascoste possono far risparmiare clic e mantenerti concentrato sul tuo lavoro.
Il menu clic destro di Excel è altamente contestuale. Alcune delle opzioni qui sotto appariranno solo quando hai dei dati copiati negli appunti o quando selezioni tipi specifici di intervalli, quindi non prendertela se il tuo menu appare leggermente diverso a seconda del compito attivo.
Riutilizza le voci di testo senza convalida dei dati
Accelerare la digitazione ripetitiva
L'immissione manuale dei dati è facilmente una delle parti più noiose della gestione di un workbook di Excel. Quando è necessario riempire una colonna con un insieme ricorrente di valori di testo, la maggior parte delle persone va alla scheda Dati e imposta regole di Convalida dei Dati formali. Sebbene la convalida sia ottima per moduli permanenti, impostare quelle regole rigide può essere completamente esagerato quando si cerca solo di registrare alcune righe rapide di informazioni.
Excel include una scorciatoia integrata che riutilizza le voci di testo esistenti dalla colonna corrente. Per usarla, clicca con il tasto destro sulla cella vuota direttamente sotto la tua colonna di dati, poi seleziona Seleziona dalla lista a discesa. Excel analizza automaticamente le celle direttamente sopra, estrae un elenco unico di tutte le stringhe di testo in quella colonna e le visualizza in un menu alfabetico e cliccabile.
Selezionare un elemento da questo menu riempie la cella senza digitare, quindi riduce gli errori di battitura, mantiene le voci coerenti e ti permette di muoverti più rapidamente attraverso i fogli di calcolo lunghi.
Questo collegamento dipende da una colonna continua di dati. Se ci sono celle vuote, Excel smetterà di leggere verso l'alto e perderà le voci sopra il vuoto. Tuttavia, se i tuoi dati sono formattati come tabella di Excel (Ctrl+T), Excel considera la colonna come un intervallo continuo, che supera chiaramente la limitazione delle celle vuote.
Grafica e formatta i dati senza cercare nelle schede
Metriche visive istantanee
Generare un rapido riassunto visivo dei dati grezzi di Excel di solito richiede molti più clic di quanto dovrebbe. La scheda Inserisci contiene dozzine di opzioni di grafico, mentre la scheda Home nasconde le regole di formattazione condizionale dietro strati di menu. Navigare tra queste opzioni comporta troppi tentativi ed errori e rallenta il flusso di lavoro.
Puoi saltare completamente il processo di ricerca facendo affidamento su un menu a comparsa intelligente. Seleziona un blocco di dati numerici, includendo eventuali etichette di categoria adiacenti se necessario. Poi clicca con il tasto destro sulla selezione e scegli Analisi rapida. Questo attiva un'interfaccia compatta a schede proprio accanto alle celle attive.
Il menu Formattazione mostra anteprime live di barre dei dati, scale di colori e set di icone mappati direttamente sui tuoi dati quando passi il cursore su ogni opzione. Passare alle schede Grafici o Totali ti permette di aggiungere grafici a barre, grafici a dispersione, totali cumulativi o calcoli percentuali nel tuo foglio con pochi clic. E cliccando su Sparklines ottieni l'accesso a mini-grafici che puoi posizionare direttamente all'interno delle celle.
Questo collegamento ti offre la potenza analitica principale della barra multifunzione superiore senza costringerti a lasciare il tuo spazio di lavoro attivo.
Controlla immediatamente i dati incollati con le opzioni di incolla del clic destro
Filtra il formato disordinato e le formule
Copiare e incollare dati in Excel è raramente un processo pulito. Le informazioni estratte da pagine web, rapporti interni o altri fogli di calcolo spesso arrivano con formattazioni indesiderate, creando rapidamente ulteriore lavoro di pulizia.
Puoi risolvere questi problemi dalla barra multifunzione, ma il menu contestuale mantiene quei controlli direttamente all'interno del tuo spazio di lavoro. Quando copi dei dati e fai clic destro su una cella di destinazione, Excel mostra una riga di Opzioni Incolla che ti permettono di controllare cosa viene incollato. Questi due sono facilmente i più grandi salvavita:
- Valori: Incolla solo i valori invece di formule o formattazioni sorgente, aiutando i dati incollati a integrarsi nel layout esistente.
- Trasponi: Converte le righe copiate in colonne o le colonne in righe per risparmiarti la ricostruzione manuale.
Se non sei sicuro quale opzione degli appunti cliccare, passa semplicemente il cursore su qualsiasi icona nella riga. Excel visualizzerà un'etichetta di testo con il nome della funzione e mostrerà un'anteprima in tempo reale del risultato prima di applicarlo, se il tuo set di dati non è troppo grande.
Usare queste scorciatoie ti permette di pulire i dati in arrivo senza dover rovistare nei menu a nastro o correggere manualmente la formattazione delle celle in seguito.
Sposta celle, righe o colonne istantaneamente trascinando con il tasto destro
La scorciatoia per il layout fluido
Riorganizzare il layout di un foglio Excel può sembrare abbastanza ingombrante. Se ti rendi conto che un blocco di dati deve essere spostato altrove, il metodo tradizionale richiede troppi passaggi: tagliare i dati originali, inserire uno spazio vuoto per evitare di sovrascrivere il lavoro, incollarli nel nuovo spazio, poi eliminare eventuali celle residue. E provare a spostare i dati trascinandoli con un normale clic sinistro sui dati esistenti fa apparire una fastidiosa finestra di avviso che chiede se vuoi sovrascrivere le celle attuali.
Un collegamento drag nascosto permette di spostare o copiare le celle in un solo movimento:
- Seleziona l'intervallo, la riga o la colonna.
- Posiziona il cursore sul bordo della selezione, quindi premi e tieni premuto il pulsante destro del mouse.
- Trascina la selezione nella sua nuova destinazione.
Quando rilasci il pulsante destro del mouse, appare un menu contestuale.
Invece di indovinare cosa fa ogni opzione, puoi scorrere il menu per gestire i compiti del layout in ordine:
- Mosse standard (Sposta Qui e Copia Qui): Queste sono le tue azioni di base. Sposta Qui funziona esattamente come un normale trascinamento con clic sinistro, mentre Copia Qui duplica la tua selezione. Tieni solo presente che entrambe sovrascriveranno qualsiasi dato già presente nelle celle di destinazione senza alcun avviso.
- "Incolla speciale" copia (Incolla solo valori o Solo formati): Queste funzionano come eccellenti filtri di formattazione. Solo valori ti permette di clonare la selezione senza le formule, mentre Solo formati copia solo lo stile visivo, lasciando intatti testo o numeri.
- Copie pulite (Maiuscolo Giù e Copia e Maiuscolo Destra e Copia): Queste sono ottime per una duplicazione sicura. Excel divide automaticamente le celle esistenti, inserisce una copia duplicata della tua selezione nello spazio appena creato e lascia le celle originali completamente intatte.
- Spostamenti puliti (Shift Giù e Sposta e Shift Destra e Sposta): Questa è l'opzione che desideri per un rimescolamento della disposizione standard. Excel sposta ordinatamente le celle circostanti, inserisce la tua selezione nel vuoto e chiude il buco rimanente senza sovrascrivere alcun dato.
Una volta che scegli l'azione che corrisponde al tuo obiettivo, Excel gestisce tutto il lavoro strutturale pesante, risparmiandoti da un ciclo noioso di tagliare, incollare e cancellare spazi vuoti.
Semplifica il tuo lavoro su Excel in base alle tue abitudini
Excel diventa molto più veloce quando smetti di fare affidamento sul nastro per ogni operazione. Se preferisci un flusso di lavoro basato principalmente sul mouse, combinare queste scorciatoie del tasto destro con simili trucchi del doppio clic in Excel è il passo logico successivo per il tuo flusso di lavoro. In alternativa, se ti piace un approccio ibrido ai tuoi fogli di calcolo, esplorare come riorganizzare i fogli con combinazioni di tastiera e mouse ti aiuterà a ridurre ulteriormente il lavoro ripetitivo sui fogli di calcolo.