Come creare e utilizzare elenchi personalizzati in Microsoft Excel

Siamo tutti familiari con il manico di riempimento di Excel: digita "Lunedì", trascina l'angolo e il resto della settimana appare. Ma c'è una gemma nascosta che molte persone trascurano: le Liste Personalizzate. Mostra a Excel un modello una volta, e può completare il resto del tuo set di dati in pochi secondi.

È la scorciatoia definitiva per i professionisti pigri. Ecco come usarla.

Il motore nascosto dietro la maniglia di riempimento

Le liste personalizzate sono il "cervello" del tuo foglio di calcolo

Quando si utilizza il quadratino di riempimento—il piccolo quadrato verde nell'angolo di una cella—Excel fa riferimento alle sue quattro mappe predefinite: i giorni della settimana e i mesi dell'anno (sia in forma breve che lunga).

Una lista personalizzata, al contrario, è una sequenza definita dall'utente che dice a Excel: "Quando digito 'Nord', gli elementi successivi sono 'Sud', 'Est' e 'Ovest'." Una volta salvata, la lista diventa parte delle impostazioni di Excel sul tuo computer. Fondamentalmente, mentre la lista stessa risiede sul tuo PC, i risultati sono persistenti: se ordini una tabella usando una lista personalizzata e condividi il file, l'ordine rimane lo stesso, anche se il tuo collega non ha quella lista salvata.

Dove trovare gli elenchi personalizzati in Excel

Non è sul nastro

Se non hai mai visto prima nemmeno la funzione Liste personalizzate, non sei il solo. Microsoft l'ha nascosta profondamente nelle opzioni avanzate di Excel, probabilmente per impedire agli utenti occasionali di modificare accidentalmente la logica globale di come Excel gestisce i dati. Ma una volta che sai dove trovarla (e come usarla), probabilmente sarà qualcosa a cui tornerai spesso.

Per trovare le Liste Personalizzate:

1. Apri Excel e fai clic sulla scheda File.
2. Clicca su Opzioni in fondo alla barra laterale.
3. Nella finestra Opzioni di Excel, apri la scheda Avanzate.
4. Scorri quasi fino in fondo alla sezione Generale e fai clic su Modifica elenchi personalizzati.

Crea la tua prima lista personalizzata in Excel

Definisci i tuoi set di dati

Nella finestra di dialogo Elenchi personalizzati, vedrai i quattro elenchi predefiniti che ho menzionato prima. Per aggiungere i tuoi, devi semplicemente fornire la sequenza. È davvero utile per elenchi brevi che usi quotidianamente, come gli stati dei progetti o le taglie dei vestiti.

1. Seleziona NUOVA LISTA nella casella a sinistra.
2. Fai clic nella casella a destra e digita i tuoi inserimenti nell'ordine che preferisci (ad esempio Piccolo, Medio, Grande), premendo Invio dopo ciascuno.
3. Quando hai finito, clicca Aggiungi, e la tua nuova lista apparirà come una lista personalizzata a sinistra.
4. Fai clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

Ora, quando digiti Small in una cella e trascini il quadratino di riempimento verso il basso, Excel ciclerà attraverso le tue dimensioni anziché ripetere semplicemente la parola "Small", come avrebbe fatto se non avessi creato la tua lista personalizzata.

Importa un elenco da un foglio di calcolo Excel

Trasforma i dati esistenti in uno strumento permanente

Digitare tre dimensioni per creare un elenco personalizzato breve in Excel è facile, ma cosa succede se hai un elenco di 50 nomi o 30 squadre di calcio? Fortunatamente, Excel può gestire anche questo. Se hai già l'elenco in un foglio di calcolo, puoi importare quei dati in pochi secondi.

1. Importa o digita il tuo elenco principale in una singola colonna in un foglio Excel e assicurati che gli elementi siano nell'ordine da te preferito.
2. Torna a File > Opzioni > Avanzate > Modifica elenchi personalizzati.
3. Seleziona NUOVA LISTA, quindi fai clic sull'icona Riduci finestra di dialogo (la freccia verso l'alto).
4. Seleziona la tua lista sul foglio.
5. Infine, clicca sull'icona Espandi dialogo (la freccia verso il basso) per ripristinare il dialogo completo, quindi clicca su Importa.

Excel ora ricorda questo elenco per l'uso nel workbook corrente e in tutti i futuri workbook.

Ora puoi cancellare i dati originali dal tuo foglio, poiché la sequenza fa ora parte delle impostazioni locali di Excel.

Ordina i dati di Excel utilizzando elenchi personalizzati

Correggi le visualizzazioni di dati logicamente errate

L'uso più trascurato ma potente di questa funzione non è solo riempire le celle, ma ordinare. Per impostazione predefinita, Excel comprende solo l'ordine alfabetico o numerico, il che rappresenta un problema per priorità come "Alta", "Media" e "Bassa". Alfabeticamente, "Bassa" viene prima di "Media", quindi se vuoi ordinare una tabella per importanza, un ordinamento standard dalla A alla Z posizionerà correttamente i tuoi elementi "Alta" in cima, ma mischierà il medio e il basso della tua lista in un ordine logicamente inutile.

Invece, usa un elenco personalizzato per costringere Excel a rispettare la tua gerarchia specifica:

1. Seleziona la tabella che vuoi ordinare.
2. Vai alla scheda Dati e fai clic su Ordina.
3. Nella finestra di dialogo Ordina, seleziona la colonna pertinente nel campo Ordina per.
4. Nel campo Ordine, seleziona Elenco personalizzato.
5. Seleziona la tua lista personalizzata e fai clic su OK.
6. Excel riordina le tue righe secondo la gerarchia che hai definito, assicurando che i compiti "Medio" appaiano tra "Alto" e "Basso."

Casi d'uso pratici per elenchi personalizzati in Excel

Dalle gerarchie di reparto alle tappe dei progetti

Una volta che inizi a usare le liste personalizzate, scoprirai che funzionano per quasi qualsiasi sequenza ripetitiva nel tuo flusso di lavoro. Ecco alcune sequenze comuni che potresti creare:

• L'alfabeto: A, B, C, D... (una delle funzionalità più grandi mancanti di Excel!)
• Fasi del progetto: In attesa, In corso, Completato
• Taglie disponibili: XS, S, M, L, XL
• Direzioni della bussola: N, NE, E, SE, S, SO, O, NO
• Voti accademici: A, B, C, D, F

Trascorrere qualche minuto a configurare queste liste ora può farti risparmiare ore di digitazione ripetitiva in seguito.

Con i tuoi set di dati specifici ora mappati al quadratino di riempimento, hai automatizzato con successo il lavoro di inserimento dati. E le Liste Personalizzate di Excel non sono l'unico strumento nascosto dietro la sua fitta giungla di schede e menu. Ad esempio, Parla Celle è un ottimo modo per controllare i dati tramite ascolto, aggiungere schede personalizzate alla barra multifunzione è ideale per organizzare gli strumenti che usi di più, e la funzione segreta della Fotocamera è uno strumento potente per creare una dashboard dei tuoi set di dati principali. Una volta che inizi a scavare, ci sono molte gemme nascoste in Excel!