Smetti di usare Excel come un foglio di calcolo—crea invece un'app
Molte persone trovano i fogli di calcolo intimidatori. Il segreto per superare questo? Farli sembrare non come un foglio di calcolo. Semplicemente nascondere il disordine, aggiungere menu interattivi e usare forme fa sì che il tuo workbook sembri un'applicazione autonoma di alta qualità che le persone vogliono davvero usare. Ecco tutto ciò di cui hai bisogno per farlo accadere.
Costruisci una disposizione strutturata con contenitori ad alto contrasto
Usa forme e blocchi di colore
Le app moderne utilizzano "card" o "widget" definiti per raggruppare informazioni correlate e fornire una struttura visiva, e puoi imitare questo in modo professionale in Excel.
Tuttavia, prima di iniziare a disegnare, seleziona l'intero foglio (Ctrl+A o clicca sul triangolo in alto a sinistra), fai clic con il tasto destro su un'intestazione di colonna e riduci la Larghezza Colonna a un valore piccolo (ad esempio, intorno a 2-3 unità). Poi, con tutte le celle ancora selezionate, fai clic con il tasto destro su un'intestazione di riga e regola l'Altezza Riga per creare una griglia densa tipo "carta millimetrata" che ti dia un controllo molto più preciso su dove posizionare forme e grafici. Per ottenere quella sensazione da software professionale, riempi le celle del tuo foglio di lavoro (o l'area visibile di lavoro) con uno sfondo grigio scuro.
Microsoft Excel
Dai modesti inizi con i fogli di calcolo al dominio globale — quanto conosci davvero il software che gestisce i dati del mondo?
In che anno è stato rilasciato per la prima volta Microsoft Excel per l'Apple Macintosh?
Quale programma di fogli di calcolo era il principale concorrente di Excel che alla fine ha spodestato come standard del settore?
Qual è stata la prima versione di Microsoft Excel rilasciata per Windows?
Quale funzione di Excel, introdotta per aiutare ad automatizzare attività ripetitive, permette agli utenti di registrare ed eseguire sequenze di comandi utilizzando un linguaggio di programmazione integrato?
Quale innovativa funzione di analisi è stata introdotta in Excel 5.0 nel 1994 e permette agli utenti di riassumere e riorganizzare grandi set di dati in modo interattivo?
Quante persone si stima utilizzino Microsoft Excel in tutto il mondo agli inizi degli anni 2020?
Quale prodotto di Google è stato lanciato nel 2006 come concorrente diretto basato sul web di Microsoft Excel?
Quale versione della suite Microsoft Office ha segnato la prima volta in cui Excel è stato incluso insieme a Word e PowerPoint come pacchetto di produttività unificato?
Il tuo punteggio
Grazie per aver giocato!
Invece di inserire semplicemente i dati nelle celle grezze, fai clic su Inserisci > Forme, seleziona il Rettangolo Arrotondato e riformattalo con un tono leggermente più chiaro che contrasti con il riempimento dello sfondo. Queste forme creano un nido visivo per i tuoi grafici e metriche chiave, dando alla tua "app" la struttura profonda che ci si aspetta da un software dedicato.
Quando si ridimensionano i contenitori per adattarli al layout, tieni premuto Alt mentre trascini gli angoli. Questo fa ancorare i bordi della forma alla griglia delle celle, aiutando tutto a allinearsi con precisione.
Per i titoli, cliccare con il tasto destro sulla forma e selezionare Modifica Testo. Per i dati dinamici, inserire un Casella di Testo sopra la tua scheda, selezionare il bordo e digitare = seguito da un riferimento di cella (come =Database!$Z$1) nella barra della formula per replicare il valore di quella cella.
Per coerenza, ripeti questo layout in ogni foglio di lavoro.
Crea un menu di navigazione funzionante
E identifica lo schermo attivo
Una vera app non richiede agli utenti di cercare tra le schede in fondo alla finestra: ha una barra di navigazione persistente. Puoi crearne una posizionando un rettangolo alto e stretto sul lato sinistro del tuo foglio principale.
Per la funzionalità, posiziona caselle di testo o icone all'interno di quella barra laterale. Fai clic destro su una forma, seleziona Collegamento (o Hyperlink) e scegli Posiziona in questo documento per puntare a un foglio specifico. Quando hai finito di creare il menu, duplicalo su tutti i fogli e aggiungi un sottile rettangolo verticale accanto all'elemento del menu attivo per farlo sembrare reattivo.
Per impostazione predefinita, Excel trasforma i collegamenti ipertestuali in blu e li sottolinea, il che può entrare in conflitto con il tuo design—specialmente all'interno di caselle di testo e forme. Per evitare che ciò accada automaticamente, vai su File > Opzioni > Strumenti di correzione > Opzioni di correzione automatica > Formatta durante la digitazione e deseleziona Percorsi Internet e di rete con collegamenti ipertestuali. Questo impedisce a Excel di convertire automaticamente il testo in collegamenti ipertestuali blu e sottolineati mentre digiti, permettendoti di applicare il tuo stile senza che venga sovrascritto.
Abbandona i noiosi menu a discesa per controlli interattivi
Usa i Slicer per rendere tattile la manipolazione dei dati
Se la tua "app" richiede agli utenti di filtrare i dati, non far loro usare quelle piccole frecce di filtro predefinite. Invece, usa gli Slicer: grandi pulsanti adatti al tocco che filtrano istantaneamente i tuoi elementi visivi.
Per mantenere l'aspetto "app", evita di collegare uno Slicer direttamente ai dati grezzi. Invece, crea una Tabella Pivot su un foglio di lavoro backend nascosto da utilizzare come motore. Costruisci Grafici Pivot da quella Tabella Pivot, quindi copiali nella tua interfaccia principale. Quando inserisci uno Slicer per quella Tabella Pivot (Analizza Tabella Pivot > Inserisci Slicer) e lo copi nella tua interfaccia utente, esso funziona come un telecomando: cliccando un pulsante sullo Slicer aggiorni il grafico, anche se tutta l'elaborazione dei dati avviene in sicurezza su un foglio diverso.
Per fare in modo che un Slicer controlli più grafici contemporaneamente, fai clic destro sullo Slicer, seleziona Connessioni rapporto e seleziona le caselle per ogni Tabella Pivot che alimenta la tua dashboard. Questo crea una sensazione di "centro di comando" unificato.
Una volta che il tuo Slicer è sull'interfaccia, devi liberarti dello stile predefinito. Seleziona lo Slicer, vai alla scheda Slicer e sfoglia la galleria Stili Slicer. Scegli uno stile scuro che completi il tuo layout, fai clic con il tasto destro e seleziona Duplica. Poi, fai clic con il tasto destro sullo Slicer duplicato e seleziona Modifica per modificare i bordi e i colori.
Progetta grafici "galleggianti" senza cornice per un flusso visivo uniforme
Rimuovere i bordi e gli assi del grafico
I grafici standard di Excel e i PivotChart hanno bordi e assi, il che li fa sembrare adesivi appiccicati su una pagina. Per far sembrare le visualizzazioni più integrate, dovresti rimuovere la formattazione predefinita. Fai clic con il tasto destro del mouse sul grafico e seleziona Formatta area del grafico. Poi, imposta il Riempimento su Nessun riempimento e il Bordo su Nessuna linea. Se stai lavorando con un PivotChart, clicca su Nascondi tutto nel menu Pulsanti campo.
Successivamente, seleziona una delle linee della griglia del grafico e premi Elimina per rimuoverle, e fai lo stesso con le etichette dell'asse Y e la legenda. Ora, fai clic sul pulsante Elementi del grafico (+), seleziona Etichette dati e scegli Esterno alla fine.
In breve, l'obiettivo è fare in modo che i dati sembrino fluttuare senza sforzo all'interno dei tuoi contenitori strutturati e si integrino nell'interfaccia utente personalizzata del tuo software, e questi piccoli cambiamenti raggiungono questi obiettivi in pochissimo tempo.
Fai clic con il tasto destro su una barra dei dati, seleziona Formato serie e riduci la Larghezza intervallo per rendere le barre più larghe, dando loro così un aspetto più simile a un'app.
Nascondi la barra del titolo e il nastro
Forza un'esperienza a schermo intero
Ora che la tua interfaccia visiva è costruita, è il momento del trucco magico: far sparire il foglio di calcolo. Fino ad ora, probabilmente avevi bisogno delle intestazioni di colonne e righe e della barra delle formule per assicurarti che tutto fosse perfettamente allineato e tutte le formule corrette, ma per l'utente finale, sono ingombri non necessari. Appena deselezioni Intestazioni e Barra delle formule nella scheda Visualizza, l'"Excelità" svanisce immediatamente e i tuoi contenitori personalizzati e i grafici flottanti diventano i protagonisti.
Per completare l'illusione, dovresti nascondere gli elementi strutturali della finestra di Excel. Vai su File > Opzioni > Avanzate, scorri fino a Opzioni di visualizzazione per questo file di lavoro e deseleziona Mostra schede dei fogli. Questo costringe gli utenti a utilizzare il menu di navigazione personalizzato che hai creato in precedenza.
Infine, usa le Opzioni di visualizzazione della barra multifunzione (in alto a destra) oppure premi Ctrl+Maiusc+F1 per nascondere la barra multifunzione e ottenere un aspetto più pulito a schermo intero.
Una chiave per ottenere questa sensazione simile a un'app è assicurarsi che l'utente finale non possa vedere le cifre sottostanti che guidano l'interfaccia: vedono solo ciò che hanno bisogno di vedere. Questo rispecchia l'approccio dei sviluppatori quando progettano un'app: non si vede mai il codice sorgente utilizzato per far funzionare l'interfaccia utente. Tenendo questo a mente, quando costruisci il tuo prossimo progetto, organizza il tuo workbook in tre livelli funzionali: una scheda fonte per i dati grezzi, una scheda logica per i calcoli e una serie di schede interfaccia collegate che i tuoi colleghi possono usare senza compromettere il tuo duro lavoro.