Smetti di usare i grafici a torta in Excel: crea invece questo grafico a barre dinamico

Hai finalizzato il tuo foglio Excel e vuoi visualizzare i tuoi numeri. Un grafico a torta è un'opzione allettante: ci vogliono 20 secondi per crearlo e ti fa sembrare sofisticato. Tuttavia, spesso causa più confusione di quanta ne risolva. Per impressionare davvero i tuoi colleghi e far risaltare i tuoi dati, abbandona il cerchio e costruisci un grafico a barre che si aggiorni da solo.

Una volta superate tre o quattro fette, i grafici a torta diventano illeggibili, richiedendo spesso legende disordinate e etichette manuali che ingombrano lo schermo. Ancora più importante, anche se ordini i dati alla base del grafico a torta, il formato circolare rende difficile seguire la gerarchia, lasciando le tue visualizzazioni in un pasticcio confuso. Prendendo le caratteristiche distintive di un grafico a torta e applicandole a un grafico a barre dinamico, risolvi tutti questi problemi: niente legende, niente etichette ingombranti e nessun ordine confuso.

Passo 1: Crea un ponte dati dinamico

Costruisci una tabella di riferimento così non tocchi la tua fonte

Prima ancora di toccare un menu dei grafici, hai bisogno di un ponte tra i tuoi dati grezzi e le tue visualizzazioni per mantenere puliti i tuoi archivi principali.

1. Seleziona il tuo dataset originale (che chiameremo Set A) e premi Ctrl+C per copiarlo negli appunti.
2. Spostati in una nuova area del tuo foglio di calcolo, fai clic con il tasto destro e seleziona Incolla collegamento per creare un duplicato (che chiameremo Set B).
3. Seleziona Set A, clicca su Format Painter nella scheda Home e seleziona Set B per duplicare la formattazione.

Collegando le celle, qualsiasi aggiornamento apportato al Set A si rifletterà automaticamente sul Set B.

Passo 2: Inserisci e stilizza il grafico a barre

Elimina le impostazioni predefinite di Excel per un aspetto moderno

Ora che hai preparato i tuoi dati collegati, puoi inserire un grafico a barre e rimuovere il disordine inutile che Excel aggiunge di default. Seleziona Set B e, nella scheda Inserisci, scegli un Grafico a barre raggruppate.

Dal momento che aggiungerai le etichette dei valori direttamente alle barre, puoi eliminare le linee della griglia, il titolo del grafico e l'asse orizzontale per rimuovere il rumore visivo.

Successivamente, clicca con il tasto destro su una barra, seleziona Formato serie dati e cambia la Larghezza intervallo a circa 50% per creare barre più spesse e dall'aspetto più professionale.

Ora, fai clic destro su una barra di nuovo, ma questa volta, clicca Aggiungi etichette dati.

Fai clic su una delle nuove etichette dei dati una volta per selezionarle tutte, premi Ctrl+1 e nella barra laterale, attiva All'interno della base.

Infine, seleziona di nuovo le etichette dei dati e utilizza il gruppo Carattere della scheda Home per formattare il testo in modo che le etichette siano facilmente leggibili.

Passo 3: Esegui il trucco della percentuale doppia etichetta

Sovrapponi una serie fantasma per mostrare l'intera immagine

Questo passaggio imita l'etichetta "contributo al totale" che piace alle persone nei grafici a torta. Puoi farlo sovrapponendo una serie secondaria invisibile alle tue barre.

Per prima cosa, seleziona la cella direttamente sotto la colonna dei valori nel Set B e premi Alt+= poi Ctrl+Enter per creare un totale AutoSomma per i tuoi valori.

Ora, nella prima cella di una nuova colonna direttamente accanto a Set B, digita questa formula e premi Invio per far scorrere il risultato verso il basso:

=E2:E9/E10

In questo caso, i valori sono nelle celle E2:E9 e il totale che hai appena creato è nella cella E10, il che significa che stai dividendo ogni valore regionale per il valore complessivo.

Quindi, seleziona e formatta quel nuovo intervallo come Percentuale cliccando sull'icona % nel gruppo Numero della scheda Home.

Successivamente, fai clic con il tasto destro sul tuo grafico e clicca Seleziona dati.

Nella finestra di dialogo Seleziona origine dati, fai clic su Aggiungi.

Nella finestra pop-up Modifica serie, nomina la serie Percentuale, collega questa serie ai valori nel Gruppo B e clicca su OK.

Devi anche modificare le etichette Orizzontali, quindi clicca su Modifica per questa categoria.

Questa volta, collega alle etichette nel Set B e clicca su OK.

Quando chiudi la finestra di dialogo Modifica Serie, vedrai che la seconda serie è sovrapposta nel grafico. Fai clic con il tasto destro su una di queste nuove barre e clicca Aggiungi Etichette Dati.

Ora, con le nuove etichette dei dati selezionate, premi Ctrl+1, seleziona Valore dalle celle nella barra laterale e scegli i valori percentuali come intervallo delle etichette.

Quando fai clic su OK, vedrai che sia i valori che le percentuali vengono visualizzati per questa serie, quindi deseleziona Valore nella barra laterale per mostrare solo le percentuali.

Per evitare che ci siano due barre per ogni voce, seleziona la nuova serie nel grafico e nella barra laterale, cambia Sovrapposizione serie in 100%.

Poiché le due serie si stanno sovrapponendo, fai clic sull'icona secchiello nella barra laterale e seleziona Nessun riempimento e Nessuna linea.

Per la parte finale del passaggio 3, seleziona le etichette dei dati percentuali e utilizza il gruppo Carattere della scheda Home per formattare il testo in modo che si allinei con la formattazione delle etichette interne che hai impostato in precedenza.

Prima di passare al passaggio 4, prenditi un momento per cambiare alcuni valori in Set A. Quando lo fai, i valori in Set B si regoleranno di conseguenza, le percentuali verranno aggiornate e il grafico rifletterà queste modifiche.

Passo 4: Automatizzare l'ordine di ordinamento

Usa la funzione SORT per mantenere il vincitore in cima

Ora che il grafico contiene tutto ciò che avevi nel tuo grafico a torta—i nomi delle categorie, i valori monetari esatti e le percentuali di contributo totali—ma senza il disordine, potresti fermarti qui. Tuttavia, per elevare ulteriormente il tuo grafico a barre, puoi forzarlo a posizionare le barre in ordine decrescente, in modo che il valore più alto sia in cima e il valore più basso in fondo.

Un modo per farlo sarebbe ordinare manualmente i dati nel Set A, ma dovresti ripetere questo passaggio ogni volta che i dati cambiano. Invece di ordinare i dati di origine, cambia il Set B.

Seleziona i dati nel Set B e premi Elimina. A questo punto, le barre nel grafico scompariranno e i tuoi calcoli di percentuale e totale si interromperanno, ma non preoccuparti—torneranno dopo la parte successiva.

Nella cella in alto a sinistra dove prima si trovava il Set B, utilizza la funzione SORT per prelevare i dati da Set A in ordine. Nel mio caso, digiterò:

=SORT(A2:B9,2)

nella cella D2, dove A2:B9 è l'intervallo contenente i dati nel Set A, e 2 indica a Excel di ordinare in base alla seconda colonna di questo intervallo (i valori). Anche se la tabella è ordinata in ordine crescente, il grafico mostrerà il valore più alto in alto a causa di come Excel gestisce l'asse Y. Ora, il grafico è molto più facile da leggere.

Supponiamo che la cifra di Mary sia errata. Invece di ricevere un bonus di 112 dollari, in realtà riceve un bonus di 712 dollari. Quando aggiorno questo valore nel Set A, lei balza in cima alla mia tabella e tutti i valori e le percentuali si adeguano a questo cambiamento.

I grafici a torta possono essere veloci, ma raramente sono intelligenti. Con qualche aggiustamento, i grafici di Excel diventano molto più adattabili di quanto sembri a prima vista. Puoi utilizzare lo stesso principio per trasformare un semplice grafico a linee in una timeline che si aggiorna automaticamente, dimostrando che anche i grafici più semplici possono diventare veri narratori di dati.