6 funzionalità di Microsoft Excel che sembrano barare

Excel è pieno di scorciatoie e strumenti di automazione che gestiscono la formattazione, l'analisi e il lavoro ripetitivo in pochi secondi. Queste funzionalità adatte ai principianti eliminano compiti tediosi nei fogli di calcolo in modo così efficace che i risultati sembrano quasi troppo belli per essere veri.

Usare Flash Fill per gestire dati disordinati

Ctrl+E salta la digitazione noiosa

Se hai una colonna piena di centinaia di nomi formattati come "Cognome, Nome" e hai bisogno di separarli in colonne individuali, il tuo istinto potrebbe essere quello di cercare funzioni di manipolazione del testo. Tuttavia, Flash Fill può gestire il lavoro rilevando i modelli nella tua digitazione.

1. Digita la prima voce corretta.
2. Premi Invio per passare alla riga successiva.
3. Premi Ctrl+E.

Excel quindi riempie automaticamente le celle rimanenti.

Questo trucco funziona altrettanto facilmente per isolare i prefissi telefonici o combinare testo grezzo in indirizzi email.

Ripetere le azioni con un solo tasto

Non ignorare il potere di F4

Quando si crea un tracker interattivo o un cruscotto aziendale, formattare le celle può richiedere una quantità sorprendente di tempo. Ti ritrovi a saltare continuamente avanti e indietro nella barra multifunzione solo per evidenziare specifiche righe di giallo, applicare un bordo spesso o convertire il testo in grassetto corsivo.

Per velocizzare le cose, Excel ha un ripetitore di azioni nascosto integrato direttamente nel tasto F4. Mentre molte persone usano F4 solo per alternare i riferimenti di cella assoluti, la sua funzione secondaria è molto più utile per le normali operazioni di formattazione quotidiana.

1. Eseguire una qualsiasi singola azione strutturale o di formattazione una sola volta—come cambiare il colore di sfondo di una cella o eliminare una riga vuota.
2. Seleziona qualsiasi altra cella o intervallo da qualsiasi altra parte nel tuo workbook.
3. Premi F4, e Excel ripete immediatamente la stessa azione.

Convertire le foto in fogli di calcolo modificabili

Smetti di copiare manualmente i dati

Che tu stia lavorando da un registro stampato, una ricevuta o uno screenshot PDF, trascrivere a mano righe di numeri nel tuo spazio di lavoro diventa rapidamente noioso. È un lavoro estenuante per la mente e basta un solo errore di battitura per compromettere i tuoi numeri.

Invece di digitare tutto manualmente, puoi utilizzare lo strumento integrato di Excel Dati da immagine per convertire foto copiate o salvate direttamente in dati di foglio di calcolo.

1. Seleziona una cella vuota nel tuo file Excel.
2. Apri la scheda Dati, quindi clicca su Da immagine.
3. Se hai copiato un'immagine di una tabella, seleziona Immagine dagli Appunti ed Excel la elaborerà immediatamente. Se stai utilizzando un'immagine salvata, seleziona Immagine da File e scegli la tua immagine dal selezionatore di file.

Excel quindi analizza l'immagine e apre un riquadro di anteprima dove puoi esaminare la conversione. Fai clic su Inserisci dati quando sei soddisfatto del risultato.

Se sei lontano dal tuo computer, puoi anche usare questa funzione in movimento. Apri l'app Excel sul tuo telefono e tocca l'icona Dati da immagine nella barra degli strumenti. Puoi quindi caricare una foto che hai già scattato oppure usare la fotocamera del tuo telefono come scanner.

Filtrare le tabelle con pulsanti cliccabili

Trasforma filtri noiosi in selettori visivi

I filtri standard a tendina della tabella sono funzionanti, ma non sono molto piacevoli da usare. Nascondono le scelte di filtro all'interno di piccole frecce a tendina e rendono scomoda la navigazione dei fogli di calcolo condivisi per chiunque non abbia creato il foglio da solo.

I selettori trasformano le tabelle Excel formattate in cruscotti interattivi e facili da usare.

1. Seleziona il tuo set di dati.
2. Premi Ctrl+T (o fai clic su Inserisci > Tabella) per formattarlo come una tabella di Excel.
3. Seleziona una cella nella tabella, quindi apri la scheda Progettazione tabella sulla barra multifunzione.
4. Fai clic su Inserisci Filtro.
5. Seleziona le caselle per le categorie per cui vuoi filtrare.

Dopo aver cliccato su OK, puoi filtrare la tabella usando grandi pulsanti sullo schermo invece dei piccoli menu a tendina.

Consentire a Excel di analizzare i tuoi dati

Nessun bisogno di Copilot

Se stai fissando un muro di numeri grezzi, può essere difficile sapere da dove iniziare. Potresti non sapere come creare una Tabella Pivot da zero o quale tipo di grafico mostrerà meglio le informazioni principali al tuo team.

Fortunatamente, Excel include uno strumento di analisi integrato chiamato Analizza dati che suggerisce automaticamente grafici, riepiloghi e tabelle pivot dai tuoi dati con pochissima configurazione manuale.

1. Seleziona qualsiasi cella nella tua griglia di dati.
2. Fai clic sul pulsante Analizza dati nella scheda Home o nella scheda Dati (a seconda della versione di Excel).
3. Si apre un pannello dell'assistente intelligente, che mostra tendenze e modelli nei tuoi dati. Se vedi una visualizzazione che soddisfa le tue esigenze, clicca semplicemente su Inserisci per aggiungerla direttamente al tuo foglio di lavoro.

Puoi anche cliccare all'interno del campo di testo per fare domande o vedere query suggerite.

Estrarre informazioni in tempo reale nel tuo foglio di lavoro

Ottieni dati aggiornati da fonti online

Popolare un foglio con contesti esterni di solito richiede continui passaggi avanti e indietro tra Excel e un browser web. Se stai monitorando località, aziende o azioni, potresti passare un'ora a ricercare popolazioni o tassi di cambio.

Excel elimina questo passaggio estraendo informazioni in tempo reale da fonti online, trasformando le normali voci del foglio di calcolo in schede dati attive.

1. Digita un elenco di voci del mondo reale in una colonna, come un elenco di paesi, stati, città o simboli azionari aziendali.
2. Seleziona il tuo elenco e apri la scheda Dati.
3. Seleziona un'opzione nel gruppo Tipi di dati, come Geografia o Azioni.
4. Fai clic sulla piccola icona Inserisci dati che appare in alto a destra della colonna selezionata per scegliere le metriche che desideri estrarre.

Pronto per il tuo prossimo progetto con il foglio di calcolo?

Una volta che inizi a usare gli strumenti di automazione integrati di Excel, il lavoro ripetitivo sul foglio di calcolo diventa molto più rapido e facile da gestire. Queste scorciatoie possono farti risparmiare ore di lavoro noioso sul foglio di calcolo, lasciandoti pronto a affrontare il tuo prossimo progetto Excel con fiducia.